L’Edito : Adaptation des entreprises dans le secteur événementiel
Nous avons voulu changer le format de nos newsletters pour vous donner accès à encore plus d’informations, de nouveautés, pas seulement sur DIVERTY events mais sur notre secteur de l’événementiel. Et cette période était un excellent moment pour le faire, à un moment où le secteur connait une crise importante, des changements notables, des difficultés. Vous retrouverez tous les mois des actualités sur une thématique particulière.
Nous commençons donc cette aventure sur une thématique actuelle :
L’adaptation des entreprises dans le secteur de l’événementiel en cette période COVID.
Pourquoi aborder cette thématique ? Cette période exceptionnelle dans laquelle nous sommes plongés oblige les clients, prestataires, agences qui font de l’événementiel un moteur important à se renouveler, à trouver des solutions pour pallier aux différentes problématiques.
Le constat est simple. Les entreprises, collectivités, universités qui profitaient de l’événementiel pour de multiples actions : team building, communication, intégration, salons ont dû trouver de nouvelles solutions pour faire passer leur message, continuer leur croissance, motiver leurs collaborateurs…
Nous avons décidé de mettre en avant dans ce numéro quelques exemples d’adaptation grâce aux différentes expériences rencontrées aussi bien d’un point de vue du prestataire événementiel comme du client profitant de ces offres.
Alors quelles sont les solutions trouvées ? Quelles adaptations ont été réalisé ?
Les séminaires de rentrée, journée d’intégration dans les campus
Le mois de septembre est une période propice aux journées d’intégration au sein des universités. Chaque année de nombreux événements sont organisés pour le personnel encadrant et les étudiants.
C’est l’occasion pour eux de créer un vrai état d’esprit au sein de la structure. Depuis quelques années, ce type d’événement se structurent, se professionnalisent. De fait, les universités font appel à des structures événementielles pour les accompagner dans ces projets. C’est le cas de GEM à Grenoble qui réalisent cela chaque année ou encore de Sciences Po Lyon ou de l’IDRAC.
D’autres universités réalisent leurs événements en interne mais cette année avec les contraintes sanitaires et le flou sur l’événementiel, certaines ont décidé de confier cela à des prestataires professionnels pour les accompagner. C’est le cas de Made In Ste Marie qui a confié à Diverty events son activité de cohésion habituellement réalisée par l’association étudiante. Ils ont pu participer à une découverte ludique de Lyon au travers d’un jeu de piste avec plus de 300 étudiants.
Cette contrainte s’est donc transformée en opportunité pour eux et cela leur a permis de participer à une activité différente des autres années.
Pour une autre université, le séminaire des encadrants se déroulent habituellement en présentiel mais cette année ils ont décidé de le réaliser en visio afin de limiter les contacts entre le personnel. Le team building « Visio Escape » leur a permis de mettre en avant l’importance des échanges, de la communication à travers un jeu inédit de 60 min. Une occasion de diversifier le format de leur activité de cohésion.
Workshop, salon professionnel
La semaine dernière, s’est tenue l’édition digitale du workshop Tourisme d’Affaires de Grenoble Alpes-Métropole organisé par le Bureau des Congrès. Et nous avons répondu « présent » ! Cette édition 2020 a été en partie digitalisée pour s’adapter au contexte sanitaire.
Nous avons vécu 2 temps forts pour découvrir l’offre de la destination et créer de nouveaux liens avec nos partenaires et clients :
– Les rendez-vous d’affaire en ligne : nous avons pu échanger lors « face à face vidéo » avec nos clients, partenaires sur leurs projets d’événements lors de rendez-vous de 30 minutes. Au total, pas moins de 17 rendez-vous ont été programmés pour nous.
– Les visites découvertes : nous avons accueilli 13 personnes dans nos locaux et notre salle de séminaire « Cap ou pas cap » dans le respect des consignes sanitaires. Nous avons été ravis de faire visiter nos espaces, de mettre de l’humain dans ces rencontres bien réelles !
Nous pouvons tirer un bilan très positif de cette semaine. Un bel évènement « phygital » qui s’est sur une plateforme interactive et très fonctionnelle. L’outil mis à disposition nous a permis d’organiser en amont nos rendez-vous mais également d’échanger de manière improvisée avec les exposants et visiteurs.
Un grand BRAVO au Bureau des Congrès de Grenoble qui prouve une nouvelle fois que réaliser des évènements malgré le contexte sanitaire reste possible, BRAVO pour toute l’organisation. Et un grand merci à nos clients, futurs clients, partenaires et futurs partenaires pour le temps accordé et la richesse de nos échanges.
Les lieux de réception
Il en va de même pour nos partenaires comme les hôtels, lieux de réception, châteaux, salle de réception. Beaucoup ont vu leurs événements disparaitre et certains ont décidé de développer une nouvelle offre, diversifier leurs cibles…
C’est le cas par exemple de l’Embarcadère qui a accueilli un restaurant éphémère pour des diners au bord de la Saône. Les espaces événementiels étaient moins utilisés à cause de la situation, l’idée est venu de faire profiter le grand public de la terrasse attenant le lieu.
Ce restaurant-terrasse éphémère pondu par Maison Welcomm et le label Pop-Up Restaurant (en association avec Le Cousu – Traiteur) a permis à l’Embarcadère d’innover, d’adapter son offre et faire vivre cet espace qui le mérite grandement.
Un autre exemple est celui d’Alpexpo, un modèle dans la force du protocole sanitaire.
Malgré une situation dégradée pour la filière événementielle, les équipes d’Alpexpo ont su adapter leur offre pour continuer à faire vivre le Parc et ses activités. Grâce à leur réactivité et la qualité du protocole sanitaire proposée, des manifestations d’envergure se sont tenues avec un accueil participants soignés :
« Les concours de la fonction publique (1000 participants), le Congrès des Domaines Skiables de France (900 participants), le Salon Studyrama (1000 visiteurs) et d’autres organisateurs d’évènements plus modestes nous font confiance.
En complément du protocole que nous mettons en place, la modularité des espaces et leur capacité offrent une réponse tangible à la crise sanitaire ne serait- ce que par rapport à la distanciation sociale. » affirme Ariane Martin, Direction MICE.
Les agences en renouvellement
Les agences évènementielles pâtissent malheureusement de cette situation. Mais c’est aussi face à constat et au pied du mur que la plupart d’entre elles ont su rebondir en se consacrant au développement de nouveaux produits ou en proposant de nouvelles activités. Leur objectif ? Garder le cap, la motivation et la positive attitude en étant guidées par l’amour qu’elles portent à leurs métiers.
Nous vous proposons de découvrir ce mois-ci l’agence Eve’n Concepts au travers d’une brève interview :
Qu’avez-vous changé dans votre approche client ?
L’approche client n’est clairement plus la même. Nous ne sommes plus dans l’opérationnel et dans la conduite de projet comme nous l’étions jusque-là.
Depuis mars, nous avons davantage développé notre sens de l’accompagnement en prenant régulièrement des nouvelles de nos clients. Comme nous, certains d’entre eux connaissent les montagnes russes depuis la pandémie. Dans cette période critique, les valeurs de bienveillance et de solidarité nous animent et sont nos moteurs.
Nous souhaitons avant tout rassurer nos clients et les accompagner au mieux lors de cette crise, afin d’être présents à leurs côtés et prêts lorsque viendra l’heure de la « reprise » de notre filière.
Qu’est-ce que vous avez changé dans cette période pour rester compétitif ?
Selon nous, la meilleure des manières d’être ou de rester compétitifs est avant tout de faire partie du paysage évènementiel local, et si possible, de continuer à être précurseurs et moteurs.
Rester compétitif, c’est continuer de rayonner, communiquer et initier, qu’importe le contexte.
Maîtriser parfaitement notre métier et ses règlementations est également primordial. Le message est clair : nous sommes des professionnels de l’évènement expérimentés, et nous pouvons accompagner nos clients à tout moment et selon évolution de la situation sanitaire.
Avant, deux acteurs conduisaient les projets : l’agence et nos clients. Désormais, nous sommes 3 autour de la table : l’agence, nos clients et le virus, qui fait partie intégrante de notre quotidien. Hormis cela, notre manière d’être n’a pas changé.
Avez-vous diversifié votre cible ? Avez-vous intégré des nouvelles offres ?
Oui, nos projets se sont accélérés durant cette période de crise. Avec ce métier que nous vivions à 100km/heure, nous dégagions (trop) peu de temps pour le développement de la marque et l’enrichissement des offres. La partie opérationnelle qui occupait la majorité de notre planning s’est tarit, laissant désormais la place à nos projets « dans les cartons » de se développer.
Tout a du bon. 😀 C’est ainsi que nous avons pu élargir plus rapidement nos offres, et tout naturellement nos cibles.
Avant tout, il est important de souligner que nous avons répondu à la demande ponctuelle d’évènements digitaux pour nos clients historiques.
Nous utilisions auparavant le digital pour « servir » l’évènement tandis qu’aujourd’hui, le digital est au cœur même de la réalisation de l’événement (captation de conférence en ligne, ateliers de cohésion à distance, conduite de réunion, etc…).
Nous avons également construit une série de solutions événementielles autour de la Qualité de Vie au Travail (QVT), au cœur de nombreuses préoccupations des dirigeants et managers d’entreprise (volonté d’autant plus renforcée par « l’ambiance » du moment). Les thématiques pour nos clients sont variées : santé, posturologie, psychologie positive, gestion du stress, sommeil, sport, diététique & nutrition, bien-être, communication bienveillante, motivation, management digital, coaching, handicap…
Nous proposons ces nouveaux évènements sous forme d’ateliers, conférences, formations, stands d’information et marchés. Les formats sont variables : à la demi-journée ou en journée, ponctuellement ou reconductible tout au long de l’année, en présentiel ou à distance.
Pour en savoir plus : http://evenconcepts.fr/solutions-qvt/
Nous avons également racheté le concept culinaire de la « Kitchenette Mobile« , une cuisine mobile partout et pour tous vos évènements.
Cette offre s’adresse aussi à d’autres cibles que nos clients habituels : centres commerciaux, grande distribution, marques, centres de formation en cuisine, restaurants, bars….
Enfin, nous préparons une très grosse surprise pour début novembre, qui s’adressera à une toute autre cible et qui sera au cœur du métier de l’événementiel… affaire à suivre !
CODIV ou pas, nous ne baissons pas les bras !
Nous avançons, nous repensons notre métier et réécrivons chaque jour une nouvelle page de l’histoire de ce secteur d’activités 😊